Auf dem Weg zum papierlosen Büro
In der Kreisverwaltung: Digitaler Rechnungsworkflow eingeführt
Fotos: Landkreis Hersfeld-Rotenburg
22.04.2021 / BAD HERSFELD - Die Kreisverwaltung hat einen vollständig elektronischen Rechnungsworkflow (RWF) eingeführt. Damit geht der Landkreis Hersfeld-Rotenburg einen weiteren wichtigen Schritt zur Digitalisierung der Arbeitsprozesse. "Die Kreisverwaltung bearbeitet Rechnungen jetzt digital", erklären Lena Heipel und Björn Pfromm, Administratoren des Rechnungsworkflows in der Kreisverwaltung. Beide haben die Einführung der neuen Software der ekom21, einem der größten IT-Dienstleister Deutschlands, komplett betreut und bauen den RWF weiter aus.
"Seit der Einführung in diesem Jahr wurden bereits knapp 4.000 Rechnungen digital bearbeitet", erklären die Administratoren. "Durch den Rechnungsworkflow ist der Prozess deutlich transparenter. Jeder Mitarbeitende kann einsehen, in welchem Bearbeitungsstatus sich die Rechnung befindet oder ob sie schon ausgezahlt ist. So können wir den Unternehmen schnellere und bessere Auskünfte geben", sagt Heipel.
"Die Digitalisierung unserer Kreisverwaltung ist eine der wichtigsten Aufgaben, die wir derzeit bewältigen müssen", sagt Landrat Dr. Michael Koch und ergänzt: "Ich freue mich, dass wir mit der Einführung des digitalen Rechnungsworkflows unserem Ziel, auf Verwaltungsebene schneller, komfortabler und ressourcensparender zu arbeiten, wieder ein Stück näherkommen." Die optimierten Arbeitsabläufe kommen letztlich vor allem den Bürgerinnen und Bürgern zu Gute.
Ressourceneinsparung und schnellere Bearbeitung
Durch die digitale Rechnungsbearbeitung ergibt sich zudem ein großes Einsparpotential. "Bisher ging Papier in der Verwaltung lange Wege", so Heipel. Bis Ende des Jahres landeten die Rechnungen in Papierform auf dem Schreibtisch der Mitarbeitenden. Nach der Prüfung folgten viele weitere manuelle Schritte. Heipel erklärt: "Der Rechnungsworkflow funktioniert vollständig elektronisch. Ausdrucken, stempeln, kopieren und abheften ist nun nicht mehr nötig." Durch den Wegfall der Postwege können Rechnungen zudem schneller bearbeitet und ausgezahlt werden.