Sekretärin / Sekretärs im Fachbereich Technische Verwaltung (m/w/d)

Magistrat der Kreisstadt Bad Hersfeld
Bad Hersfeld

Bei der Kreisstadt Bad Hersfeld ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer / eines

Sekretärin / Sekretärs im Fachbereich Technische Verwaltung (m/w/d)

im Rahmen einer Vollzeitbeschäftigung zu besetzen. Die Tätigkeit erfolgt maßgeblich für den Fachbereichsleiter der zugleich Geschäftsführer der Wirtschaftsbetriebe ist.

Was sind Ihre Aufgabenschwerpunkte?

 Büroorganisation für die Fachbereichsleitung o Posteingänge für den Fachbereich vorsortieren und verteilen o Bearbeitung von telefonischen Anfrage, und Weiterleitung von Gesprächen o Erteilung von allgemeinen Auskünften den Fachbereich betreffend o Terminorganisation und Terminverwaltung o Betreuung von Besuchern o Unterschriftsreife Vorbereitung von kurzen Briefen, Vermerken, Dankesschreiben, Einladungen, Umläufen und Rechnungen o Schreibarbeiten nach mündlichen Angaben, Vorlagen und Diktat o Sekretariatsablage o Mitwirkung bei der Umstellung der Arbeitsgänge auf digitales Arbeiten (u.a. Einführung e-Akte)

 Büroorganisation für den Geschäftsführer der Wirtschaftsbetriebe o Fertigen von Laufzetteln für geprüfte Rechnungen, Überprüfung auf Vorliegen bestehender Aufträge o Zusammenstellung der Unterlagen für die Buchführung o Überwachung der Einreichung von zu prüfenden Rechnungen, Gewährleistungsbürgschaften und Abnahmeprotokollen einschließlich der weiteren Bearbeitung o Bearbeitung von Anfragen betreffend Aufträge, ausstehende Forderungen etc. o Erstellen von Aufträgen, Aktennotizen und Anschreiben o Aktenhaltung über Aufsichtsratssitzungen und der einzelnen Projekten

Es handelt sich nicht um eine abschließende Aufzählung.

Worauf kommt es uns an?

Für die ausgeschriebene Stelle suchen wir eine verantwortungsbewusste und engagierte Persönlichkeit, die über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Bürokommunikation / Büromanagement verfügt. Des Weiteren sind Eigeninitiative sowie selbständiges, eigenverantwortliches und zielorientiertes Arbeiten erforderlich.

Stellenausschreibung


Darüber hinaus erwarten wir von Ihnen:

 Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit und Konfliktfähigkeit  Organisationsgeschick sowie Belastbarkeit  Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Loyalität und Diskretion  schnelle Auffassungsgabe  gutes schriftliches und sprachliches Ausdrucksvermögen  Anwendungssicherheit in den gängigen MS-Office-Programmen  vorzugsweise Kenntnisse in der Fachanwendung Somacos-Session  Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten

Was wir Ihnen bieten!

Es erwartet Sie eine verantwortungsvolle, vielfältige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team.

Die Einstellung erfolgt in ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis.

Die Eingruppierung erfolgt in Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD). Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden (Vollzeit).

Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich online mit den üblichen Unterlagen bis zum 20.10.2019 bei dem

Magistrat der Kreisstadt Bad Hersfeld Fachbereich Personalmanagement

Über folgenden Link gelangen Sie zu unserem Bewerberportal: https://bad-hersfeld.softgarden.io

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte unter der Rufnummer 06621 / 201-311 an Herrn van Horrick (Leiter Fachbereich Technische Verwaltung).

Abschließender Hinweis

Die Kreisstadt Bad Hersfeld will ihren Beitrag zur beruflichen und gesellschaftlichen Gleichstellung der Frauen leisten. Wir fordern Frauen deshalb ausdrücklich zur Bewerbung auf. Schwerbehinderte Bewerber / innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Merkblatt für E-Mail-Bewerbungen an die Kreisstadt Bad Hersfeld

Wir bedanken uns für Ihr Interesse an der von uns ausgeschriebenen Position.

Bitte beachten Sie folgende Hinweise:

Bewerbungsformat

Um den Verlust von einzelnen Dokumenten / Anlagen zu vermeiden, bitten wir die Bewerbungsunterlagen möglichst als ein PDF - Dokument einzureichen.

Eingangsbestätigung

Nach Eingang ihrer Bewerbung erhalten Sie von uns eine Eingangsbestätigung. Sollten Sie innerhalb von einer Woche keine Eingangsbestätigung erhalten haben, wenden Sie sich bitte telefonisch an uns.

Datenschutz

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig! Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbung und der dazugehörigen Anlagen erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir die Daten im Rahmen des Stellenbesetzungsverfahrens speichern und bearbeiten. Dabei werden alle personenbezogenen Angaben nach dem Hessischen Datenschutzgesetz und der Datenschutzgrundverordnung höchst vertraulich behandelt. Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten verwenden wir ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung. Eine Weitergabe oder sonstige Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen erfolgt nur im Rahmen des Bewerbungsverfahrens an die im Verfahren beteiligten Personen. An Dritte werden Ihre Bewerbungsunterlagen selbstverständlich nicht weitergegeben.

Nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens werden Ihre personenbezogenen Daten bei NichtBerücksichtigung Ihrer Bewerbung nach Ablauf von 6 Monaten gelöscht, es sei denn Sie wünschen ausdrücklich eine unverzügliche Löschung ihrer personenbezogenen Daten nach Abschluss des Verfahrens.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

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